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情報セキュリティ
への取り組み

INFORMATION SECURITY

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株式会社エムアイティーオフィス(以下、当社)は、主事業である情報処理サービスを実施していくうえで、個人情報の保護が重大なテーマであると認識し、当方針を制定し役員及び全従業員に周知徹底するとともに確実に実行致します。

情報セキュリティ基本方針

当社は、お客様やお取引先様からお預かりした情報資産及び当社の情報資産をあらゆる脅威から守ることを責務として、 ここに情報セキュリティ基本方針を定めます。

①取り組み

情報セキュリティは当社の重要な課題の一つとして全社をあげて取り組みます。

②コンプライアンス

情報セキュリティに関係する法令、国が定める指針、その他の社会的規範を遵守します。

③管理体制

情報セキュリティ管理体制を確立し、情報資産の適切な管理に努めます。

④情報資産の保護

情報資産を保護するために業務実態に適した管理を行います。

⑤教育

役員及び従業員に対して情報セキュリティの確保に必要な教育を継続的に行います。

⑥事故発生対応及び予防

万一、事故が発生した場合は、その原因を迅速に究明し、その被害を最小限に止めるとともに再発防止に努めます。

当社は以上のことを継続的に見直し、必要に応じた改善を図ります。

制定 2009年09月01日
改正 2014年12月03日
代表取締役 中尾俊郎

個人情報保護方針


1. 基本方針

個人情報は個人の重要な財産である。
当社は、事業の内容及び規模を考慮し、日本工業規格JIS Q 15001:2006「個人情報マネジメントシステム要求事項」に準拠した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行う。
当社で業務に従事する役員及び全従業員は、個人情報保護に関するマネジメントシステムを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取り扱うことにより、お客様の情報を守り、その信頼に応えなければならない。


2. 個人情報に関するマネジメントシステムの目的

  1. 適切な個人情報の収集及び利用の基準と、これを運用する規程とする。
  2. 個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などが起こらないようにするための行動規範、具体的ルールを定める。

3. 組織活動

基本方針を具体化するため以下の活動を行う。

  1. 役員及び全従業員は、個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守する。

  2. 個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの実施及び運用に関する責任及び権限を与え、業務を行わせる。

  3. 個人情報保護監査責任者を選任し、監査を実施する。

  4. 監査に基づき、社内の規程、運用の仕方を改善する。

  5. 取引のある企業及び個人に対し、規程の目的達成の協力を要請する。

  6. 個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善する。

  7. 本人よりの苦情及び相談は、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談窓口により対応する。

4. 個人情報の取り扱い

  1. 個人情報の収集・利用・提供について
    当社は、個人情報の収集にあたり、本人に対し、収集目的を明らかにし、収集した個人情報の使用範囲を限定し、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱いは致しません。
    また、正当な事由のない限り当社が収集した個人情報を第三者に対し開示・提供することは致しません。

  2. 権利の尊重
    当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対し、開示、訂正、削除を求められたときは、合理的な期間、妥当な範囲内でこれに応じます。

  3. 安全管理措置の実施
    当社は、社内規程を整備し安全管理措置を実施することで、個人情報の漏洩、滅失または棄損を防止します。
    万一、個人情報に関する事件・事故が発生した場合、その原因を迅速に解明し、被害を最小限に止め、再発防止のための是正処置を講じます。

5. 個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談窓口


会社名 :
株式会社エムアイティーオフィス
個人情報保護管理者 :
岩井 誠
電話によるお問合せ :
03-5308-9465(平日9:00~17:30)
電子メ-ルによるお問合せ :
privacy@mit-o.co.jp

2009年09月01日制定
2011年06月14日改定
代表取締役 中尾 俊郎

個人情報の利用目的

当社では、取得する個人情報について、以下に掲げる目的の範囲内で利用いたします。
当社では、利用目的を別途通知する場合を除き、以下に定める利用目的の範囲を超えて利用することはありません。

1. お客様からお取引に伴い提供を受けた個人情報

利用目的
  • お客様との連絡、交渉、及び、締結した契約の履行、又は、履行請求等のため
  • 尚、上記の目的に必要な範囲内で、当社の関係会社、及び取引先様などに提供することがあります。

2. お客様から情報処理サービス取引に伴い委託を受けた個人情報

利用目的
  • 委託された情報処理サービスにおけるお客様との契約履行等のため

3. 取引先様からお取引に伴い提供を受けた個人情報

利用目的
  • 取引先様との業務連絡、協力、及び交渉等のため
  • 取引先様と締結した契約の履行、及び履行請求等のため
  • 尚、上記の目的に必要な範囲内で、当社の関係会社、及び取引先様などに提供することがあります。

4. 取引先様からお取引に伴い委託を受けた個人情報

利用目的
  • 取引先様と締結した契約の履行のため

5. ビジネスパートナー様から契約により提供される個人情報

利用目的
  • 契約の履行に基づく本人確認、及び管理のため
  • 尚、上記の目的に必要な範囲内で、当社の関係会社、及び取引先様などに提供することがあります。

6. 当社へ入社応募される方に関する個人情報

利用目的
  • 採用に関しての連絡、及び情報提供のため
  • 採用選考のため
  • 採用応募者の管理のため
  • 尚、上記の目的の必要な範囲内で、当社の関係会社などに提供することがあります。

7. 従業者(含、退職者)の個人情報

利用目的
  • 雇用及び採用等の労務管理のため
  • 賃金支払いを含む人事全般管理のため・経理、及び総務等の業務上の確認
  • 尚、上記の目的の必要な範囲内で、当社の関係会社などに提供することがあります。

保有個人データについて

当社では、個人情報保護法の規定に従い、個人情報に関し、整理体系化されて管理されているものであって、且つ「個人情報保護法第18条第4項第1号から第3号までに該当するもの」 以外のものを「保有個人データ」とします。

個人情報の第三者提供、業務委託、事業承継、共同利用について

当社は利用目的の範囲内において、個人情報を、当社の関係会社、取引先様などの第三者へ提供することがあります。
第三者へ個人情報を提供する場合は、事前にその旨をお知らせし、同意を得ると共に、関連する法律、及び当社規程に従い適切に取り扱うものとします。
また、第三者へ個人情報を委託する場合は、その委託された個人情報の安全管理のため一定の個人情報の保護水準を提供する 委託先を選定し、委託先との間で個人情報に関する秘密保持等を担保する秘密保持契約等を締結し、必要な措置を講じます。
尚、個人情報の第三者提供におきましては、以下の各号に該当する場合は、事前の同意を得ることなく個人情報を第三者に 提供できるものとします。

  1. 法令に基づく場合

  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得る ことが困難であるとき

  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

  4. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務 の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
    尚、業務委託、事業承継、及び共同利用の場合においても、個人情報保護法の規定に従い、下記の通り、本人同意を得ることなく第三者提供できるものとします。

  5. 利用目的の達成に必要な範囲で、当社の関連会社及び当社が業務を委託する第三者 に対し、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合

  6. 合併その他の事由による事業の承継に伴い、承継前の利用目的の範囲内において個人情報を提供する場合

  7. 共同利用する場合において、その旨並びに共同利用される個人情報の項目、共同利用する者の範囲、共同利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り 得る状態においている場合

当社ウェブサイトから当社以外のウェブサイトへのリンクについて

当社ウェブサイトからリンクされている当社以外のウェブサイトの個人情報の取扱いに関しては当社では責任を負っておりませんのでご承知おきください。

個人情報の利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、利用停止のご請求について

当社が保有している保有個人データにつきましては、ご本人或いはその代理人と認められる場合に限り、当社に対して利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、及び利用停止等を求めることができます。
利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、及び利用停止等をご希望される場合は、下記の通りといたします。

  1. 提出用請求書の様式
    当社へ「個人情報開示訂正・削除等依頼書」を、ご請求窓口である「苦情・相談窓口」へご連絡いただきますようお願いいたします。

  2. 開示対象個人情報式
    ・当社へ入社を希望される方に関する個人情報
    ・当社の従業者個人情報
    ・当社が主催するセミナーへの申し込みやアンケートに関する個人情報

  3. 添付書類
    下記の必要書類を「個人情報開示訂正・削除等依頼書」に添付して、「配達記録郵便」にて下記のご請求窓口である「苦情・相談窓口」まで送付ください。
    • (1)ご本人であることの確認用書類
    • (2)手数料相当の郵便切手
      (手数料は、利用目的の通知、及び個人情報の開示の請求の場合のみ発生)

  4. 本人確認について
    本人確認のため必要書類を同封の上、「個人情報開示訂正・削除等依頼書」とともに担当窓口へご郵送ください。
    • (1)ご本人によるご請求の場合

      開示等の請求書に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一の氏名及び住所が記載されている運転免許証コピー、パスポートのコピー、健康保険の被保険者証のコピー、又は住民票写しのいずれか1通
      尚、本籍地の情報は塗りつぶしてください。

    • (2)代理人によるご請求の場合

      代理人ご本人の本人確認書類(前記(1)に記載の本人確認の書類)の他に、下記のケース別の書類を添付してください。

      • 親権者もしくは未成年後見人からの申し出の場合
        戸籍謄本、戸籍妙本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類のいずれか1通
      • ご本人が委任した代理人の場合
        委任状(本人の署名捺印)1通、委任状押印の印鑑の印鑑証明書1通

  5. 手数料の支払い
    利用目的の通知、及び個人情報の開示の請求については、手数料として600円を徴収させていただきます。
    尚、個人情報の訂正、及び利用停止のご請求の場合は、手数料は不要です。

  6. 請求方法
    ご請求は、郵送のみの受付とさせていただきます。
    「個人情報の開示等の請求書」に必要事項を記入し、ご本人確認書類及び手数料相当の郵便切手を同封の上、請求窓口まで封書で配達記録郵便にて郵送してください。

  7. 当社よりの回答
    当社よりのご本人様への回答につきましては、ご本人の身分証明書に記載のご住所に本人限定受取郵便で郵送させていただきます。当社よりの回答につきましては、社内の調査期間として2週間のご猶予を戴きたくお願いいたします。尚、2週間以上を要する場合は、その旨ご連絡させていただきます。

苦情・相談窓口

苦情相談、個人情報の開示等の請求、及びお問い合わせの窓口につきましては、下記の通りです。

株式会社エムアイティーオフィス
個人情報取扱い苦情・相談窓口
業務支援部:岩井 誠
e-mail:privacy@mit-o.co.jp

当社は、次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。
同協会に対象事業者における個人情報の取り扱いに関する苦情を申し出ることができます。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
(JIPDEC)
プライバシーマーク推進センター
個人情報保護苦情相談室
電話番号:03-5860-7565
フリーダイヤル:0120-700-779

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